Medlemsregister eBas

Inloggning

Behörigheter

På årsmötet utses vilka som ska få behörighet till kårens uppgifter i eBas. Vid förändringar i behörigheterna tas beslut av kårstyrelsen. Behörigheter kan delas ut av de i kåren som redan har behörigheter eller med hjälp av förbundets administratör. Kom ihåg att fylla i giltighetstid för användarkontot, förslagsvis fram till nästa årsmöte när nytt beslut tas. I samband med att en person ska sätta sitt lösenord kommer hen också att få läsa och bekräfta att hen är införstådd med NSF:s integritetspolicy.

Logga in

1. Gå till https://ebas.nsf.scout.se
2. Logga in med de uppgifter du fått från kansliet. Har du inte inloggningsuppgifter men är utsedd av kåren att hantera medlemsregistret? Hör av dig till info@nsf.scout.se.

Glömt lösenord

1. Under rutorna med användarnamn och lösenord finns en länk till Glömt lösenord eller användarnamn.
2. Ange den mailadress som du använde när du loggade in första gången.
3. Klicka på länken i mailet som kommer och välj nytt lösenord.

eBas-året

Här kommer en snabbguide till vad kåren behöver registrera i eBas under året.

Januari

• Den 1 januari har kåren 0 (noll) medlemmar, det är dags att skicka ut inbjudningar via onlineregistrering till förra årets medlemmar så att de kan bekräfta sitt medlemskap för detta året. Se instruktioner här. Nya medlemmar ska sedan läggas in löpande under året, skicka dem en länk till onlineregistreringen så slipper ni jobbet med att fylla i deras uppgifter. Läs mer om hantering av medlemmar nedan.
• Kolla över vilka ledare som behöver gå Trygga möten under året. När en ledare gått en kurs kan det registreras i eBas, se instruktion här (kommer snart). 
• 31 januari sista dagen för att ansöka om aktivitetsstöd för föregående år.

Februari – Mars

• Skicka ut påminnelse om onlineregistrering till dem som inte bekräftat sitt medlemskap (eBas utelämnar automatiskt de som redan svarat).
• Skriv ut en lista från eBas och kolla över vilka som har betalat medlemsavgiften. Påminn dem som ännu inte betalt. Läs mer om betalning nedan.
• Gärna under årsmötet, fyll i funktionen årsmötesrapport (inkl. styrelse).
• Ladda upp årsmötesprotokollet och verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning samt revisionsberättelse under funktionen Årsmötesprotokoll. Se instruktion här. Ladda gärna upp det så snart som möjligt efter årsmötet.
• Om kåren har beslutat om nya stadgar under årsmötet behöver dessa uppdateras i eBas.

Maj

• Kolla så att alla kårens medlemmar är registrerade innan ni går på sommarledighet! Det underlättar för planeringen av höstens rekrytering.

September

• Hänvisa nya medlemmar till er onlineregistrering via er kårsida eller facebooksida så att de kommer in i registret.

November

• Kolla över alla uppgifter om kåren inför årsslutet. Behöver ni hjälp så hör av er under november månad till kansliet eller er VU.

December

• 31 december är sista dag för registrering av medlemmar under det aktuella året.

Medlemmar

Nya medlemmar

Många kårer har 2-3 prova-på-gånger innan man behöver bestämma sig för att bli medlem. Därefter är det viktigt att de nya medlemmarna registrerar sig/lämnar sina uppgifter, och därmed bekräftar sitt medlemskap, samt betalar medlemsavgiften, för att de ska kunna räknas som medlemmar.

Enklast, och rekommenderat, är att ni hänvisar dem till kårens onlineregistrering. Antingen att ni skickar dem en länk direkt till registreringen eller att ni lägger en länk från er kårsida eller facebooksida. Fördelen med att de registrerar sig online, förutom att ni inte behöver skriva in alla uppgifterna, är att de då samtidigt bekräftar sitt medlemskap och vårt medlemslöfte samt vår integritetspolicy. Ni kan även lägga in betaluppgifter som gör betalningen smidig för medlemmen/föräldern.

Det går även att skriva in nya medlemmar manuellt, mall för manuell lapp hittar du här (kommer snart).

Medlemmar som räknas

Både för kåren och för förbundet är det viktigt att ALLA medlemmar läggs in med kompletta uppgifter i eBas. Förbundets medlemsantal baseras på kårernas medlemmar och ligger till grund för bland annat fördelning av pengar från Miljonlotteriet och vårt insamlingsarbete samt ansökan av statsbidraget. Statsbidraget ger pengar som går till det aktivitetsstöd kårerna kan söka.

Vilka medlemmar ska finnas i registret 31 december?

• Medlemmar som bekräftat sitt medlemskap via onlineregistrering, betalning eller underskrift
• Medlemmar som varit med i verksamheten och uppfyllt ovanstående punkt någon gång under året, även om de inte är aktiva nu

Vilka medlemmar ska INTE finnas med i registret 31 december?

• Barn och vuxna som provat på scouting vid något enstaka tillfälle utan att bekräfta sitt medlemskap via onlineregistrering, betalning eller underskrift

Vad gäller medlemmar som bekräftat sitt medlemskap, men inte betalat sin medlemsavgift, är det upp till kåren att besluta om de ska räknas eller inte. Kåren faktureras förbundsavgift för samtliga medlemmar som kåren rapporterar.

60%-gränsen

På kårens startsidan i eBas kan ni se statistik och information om kåren. Här hittar ni bland annat 60%-gränsen. MUCF (Myndigheten för  ungdoms- och civilsamhällesfrågor) de vi får statsbidrag från, har i sina krav en gräns på att organisationen ska ha minst 60% barn och unga mellan 6-25 år. Detta för att säkerställa att det är en barn- och ungdomsorganisation som får pengarna.

Uppgifter om medlem

Uppgifter som kontaktinformation, inbetalningsdatum, vilka tidningar som medlemmen ska få, huvudmedlemskap (läs mer om dubbelt medlemskap här) och vilken åldersgrupp medlemmen tillhör fylls i/uppdateras varje gång medlemmen bekräftar sitt medlemskap. Slutar medlemmen under året och inte önskar utskick m.m. kan ni välja att kryssa ur rutan Aktivt medlemskap.

Medlemsprofilen

Medlemsprofilen är kopplad till medlemmens personnummer och sparar information från år till år. Här hittar du en kort instruktion för medlemsprofilen. Du kan till exempel fylla i kontaktinfo till anhörig/målsman, allergier, matpreferenser, avdelningsledarskap, utbildning, utmärkelser och förtroendeuppdrag på förbundsnivå.

Betalning

Betala direkt

Vid informationen i onlineregistrering kan kåren lägga in uppgifter om Swishnummer eller bankkonto samt fylla i hur stor medlemsavgiften är. Medlemmarna kan då direkt vid bekräftelse av medlemskapet få information om hur de ska betala medlemsavgiften.

Registrera betalning i eBas

Kassören kan enkelt registrera i eBas när medlemmarnas betalningar kommer in på kårens konto, via funktionen Inbetalningsdatum. Gå in under respektive medlem och skriv in det datum medlemmen betalade i rutan Inbetalningsdatum. Kåren kan sedan dra ut en lista över alla medlemmar och vid sortering på kolumnen med inbetalningsdatum går det snabbt att få en överblick över vilka som betalt och när.

Utöver det kåren behöver registrera och rapportera i eBas finns en mängd funktioner som kan underlätta i det administrativa arbetet och användas efter behov, tycke och smak.

Sökfunktion

I medlemslistan kan man söka ut listor baserade på många olika saker så som namn, ålder, åldersgrupper, utbildningar, kårens egna grupper m.m. Sökresultatet kan man sedan välja att exportera till Excel eller göra en utskickslista av.

Utskick

Ni kan göra utskick direkt från eBas via både sms och e-post. Ska utskick gå till alla i kåren behöver inget aktivt urval göras, gå då direkt till Utskick till urval. För att få fram en mottagarlista med bara vissa medlemmar görs en sökning i sökfunktionen för att sedan välja Utskick till urval. Notera att om ni har medlemmar som inte längre är aktiva och har kryssat ur Aktivt medlemskap behöver ni välja Endast kryssade under alternativet Aktivt medlemskap i sökfiltret när ni tar ut listan.

Det finns även möjlighet att välja att skicka kopia till anhörig/målsman.
Vill man layouta sitt utskick via e-post går det att skapa mallar som kan användas även vid framtida utskick.

Egna grupper

Önskar kåren egna grupper för till exempel utskick eller för att ha koll på patruller eller liknande kan ni enkelt skapa dessa. Se instruktion här.

Arrangemang

Ska ni ha hajk, läger, heldagsaktivitet eller något annat där ni önskar veta vilka som kommer? Använd arrangemangsmodulen som ni hittar under Verksamhet i vänstermenyn i eBas. Ska ni vara arrangörer av ett större arrangemang på distrikts- eller förbundsnivå kan ni höra av er till info@nsf.scout.se för att få rätt behörigheter.

Årsmötesguide

Årsmötesguiden är ett verktyg för att underlätta årsmötet för kåren.

Genom att arbeta med Årsmötesguiden får kåren hjälp med att allt ifrån att skriva dagordning och skicka ut kallelse till att direkt under årsmötet fylla i årsmötesrapporten, skriva protokoll och elektroniskt signera protokollet snabbt och lätt.

Du hittar denna funktion under Årsmötesguiden i menyn till vänster när du är inloggad på din kår i eBas. Efter att du skapat ett nytt möte är guiden självinstruerande och uppbyggd i fyra olika steg som du följer.

Kontaktlista

För personer ni vill ha kontaktuppgifter till, men som ej är medlemmar, finns kontaktlistan. Du hittar den under Kåruppgifter i vänstermenyn i eBas.

Integritetspolicy

NSF:s förbundsstyrelse antog vid sitt möte 2018-05-20 NSF:s integritetspolicy.

NSF:s integritetspolicy beskriver vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina uppgifter samt hur du kan kontakta oss.

Buggar och felrapportering

Stöter du på en bugg eller något som verkar vara fel? Hör av dig till  info@nsf.scout.se

För att vi ska kunna felsöka på bästa sätt önskar vi att du beskriver problemet så utförligt som möjligt och svarar på följande frågor:

• På vilken sida uppstod felet?
• Fungerade det när de försökte igen?
• Hände det en gång eller är det återkommande?
• Vad använde du för att komma åt sidan; dator eller mobiltelefon/surfplatta?
• Vilken webbläsare använde du?
• Vilken tidpunkt krånglade det?